Các phương án xử lý lao động trong thời gian dịch bệnh Covid 19

Tình huống

Do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid-19 đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, một số doanh nghiệp muốn tìm phương án để giảm chi phí lao động. Căn cứ quy định pháp luật, chúng tôi đề xuất một số phương án như sau:

1. Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động:

Theo khoản 3 Điều 34 Bộ luật lao động 2019, “Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp động lao động” là một trong các trường hợp hợp động lao động chấm dứt.

Để giảm chi phí lao động, người sử dụng lao động có thể lựa chọn phương án thương lượng và ký thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Khi đó, quyền lợi và nghĩa vụ của các bên sẽ được thực hiện theo thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động được ký kết. Trường hợp này, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương.

Đây là phương án ít rủi ro nhất, người sử dụng lao động nên ưu tiên áp dụng. Tuy nhiên, phương án này khó có thể áp dụng đối với số lượng lớn người lao động. Người sử dụng lao động có thể tiến hành thương lượng và ký thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động với một số lượng nhất định người lao động có nhu cầu.

2. Thỏa thuận giảm số giờ làm việc và giảm lương trong một thời gian nhất định:

Thay vì chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có thể lựa chọn phương án thỏa thuận với người lao động về việc giảm số giờ làm và kèm theo là giảm lương trong một thời gian nhất định. Hết thời gian thỏa thuận thì số giờ làm và tiền lương sẽ trở lại như cũ. Mặc dù không giảm số lượng người lao động nhưng phương án này vẫn có thể làm giảm chi phí lao động cho người sử dụng lao động vì giảm được tiền lương phải trả cho người lao động trong một thời gian nhất định.

Khoản 1 và khoản 2 Điều 33 Bộ luật lao động 2019 quy định về trình tự, thủ tục sửa đổi hợp đồng lao động như sau: “Trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động, nếu bên nào có yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì phải báo cho bên kia biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung” và “Trường hợp hai bên thỏa thuận được thì việc sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động được tiến hành bằng việc ký kết phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới”. Như vậy, để thỏa thuận về việc giảm số giờ làm việc và giảm lương thì người sử dụng lao động phải thông báo cho người lao động trước ít nhất 03 ngày làm việc về các nội dung này. Sau đó, hai bên tiến hành thỏa thuận và nếu thỏa thuận thành thì phải ký phụ lục hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động mới bằng văn bản để ghi nhận việc giảm số làm việc và giảm lương trong một thời gian nhất định. Lưu ý rằng, trường hợp này người sử dụng lao động nên ký phục lục hợp đồng thay vì hợp đồng lao động mới. Bởi vì việc ký hợp đồng lao động mới sẽ làm chấm dứt hợp đồng lao động đã ký trước đó, đồng thời cũng bị giới hạn về số lần ký và thời hạn hợp đồng theo quy định pháp luật.

Giải pháp này giúp người sử dụng lao động vừa duy trì được nhân sự cho giai đoạn sản xuất kinh doanh khi dịch bệnh được kiểm soát và kinh tế hồi phục, vừa thể hiện tinh thần chia sẻ khó khăn và sự trân trọng với người lao động. Cũng như phương án thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động, do đạt được sự đồng thuận với người lao động nên phương thỏa thuận giảm số giờ làm việc và giảm lương trong một thời gian nhất định rất an toàn và có rất ít rủi ro đối với người sử dụng lao động.

3. Cho người lao động ngừng việc và trả lương ngừng việc:

Một phương khác mà người sử dụng lao động có thể lựa chọn để giảm chi phí lao động đó là cho người lao động ngừng việc và trả lương ngừng việc cho họ. Bởi vì khoản 3 Điều 99 Bộ luật lao động 2019 cho phép ngừng việc vì lý do “dịch bệnh nguy hiểm”. Công văn 264/QHLĐTL-TL ngày 15/7/2021 của Bộ lao động – thương binh và xã hội hướng dẫn về các trường hợp ngừng việc do tác động của dịch bệnh Covid-19 như sau:

• Người lao động phải ngừng việc trong thời gian thực hiện cách ly theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Người lao động phải ngừng việc do nơi làm việc hoặc nơi cư trú bị phong tỏa theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Người lao động phải ngừng việc do doanh nghiệp hoặc bộ phận doanh nghiệp phải tạm dừng hoạt động để phòng, chống dịch bệnh theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
• Người lao động phải ngừng việc do doanh nghiệp hoặc bộ phận doanh nghiệp không hoạt động được vì chủ sử dụng lao động hoặc những người lao động khác cùng doanh nghiệp, bộ phận doanh nghiệp đó đang trong thời gian phải cách ly hoặc chưa quay trở lại doanh nghiệp làm việc.

Trong các trường hợp nêu trên, tiền lương ngừng việc trả cho người lao động được thực hiện theo khoản 3 Điều 99 và Công văn số 264/QHLĐTL-TL ngày 15/7/2021 của Bộ lao động – thương binh và xã hội, cụ thể như sau:

• Trường hợp ngừng việc từ 14 ngày làm việc trở xuống thì tiền lương ngừng việc được thỏa thuận không thấp hơn mức lương tối thiểu.
• Trường hợp phải ngừng việc trên 14 ngày làm việc thì tiền lương ngừng việc do hai bên thỏa thuận nhưng phải bảo đảm tiền lương ngừng việc trong 14 ngày đầu tiên không thấp hơn mức lương tối thiểu.

(Mức lương tối thiểu phụ thuộc vào địa bàn mà người sử dụng lao động hoạt động, người sử dụng lao động hoạt động trên địa bàn nào thì áp dụng mức lương tối thiểu vùng quy định đối với địa bàn đó. Ví dụ: Các quận và các huyện Củ Chi, Hóc Môn, Bình Chánh, Nhà Bè thuộc thành phố Hồ Chí Minh áp dụng mức lương tối thiểu là 4.420.000 đồng/tháng).

Giải pháp cho người lao động ngừng việc và trả lương ngừng việc không giảm số lượng người lao động nhưng vẫn có thể làm giảm chi phí lao động cho người sử dụng lao động vì giảm được tiền lương phải trả cho người lao động trong một thời gian nhất định. Bên cạnh đó, giải pháp này đã được Bộ lao động – thương binh và xã hội hướng dẫn cụ thể, nếu người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ và nghiêm túc thì có thể đảm bảo an toàn trước các rủi ro pháp lý. Đây là phương án mà người sử dụng lao động nên cân nhắc áp dụng.

4. Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vời lý do dịch bệnh nguy hiểm:

Điểm c khoản 1 Điều 36 Bộ luật lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp sau đây: dịch bệnh nguy hiểm… mà người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc”. Bên cạnh đó, Quyết định số 447/QĐ-TTg ngày 01/4/2020 của Thủ tướng chính phủ công bố dịch Covid-19 là dịch bệnh nguy hiểm. Vì vậy, người sử dụng lao động có thể xem xét đến phương án đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động do dịch bệnh nguy hiểm. Do phương án này làm giảm số lượng người lao động nên sẽ làm giảm chi phí lao động cho người sử dụng lao động.

Khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp này, người sử dụng lao động có trách nhiệm trả trợ cấp thôi việc cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương. Ngoài ra, người sử dụng lao động phải báo trước cho người lao động như sau:

• Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn.
• Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
• Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.

Tuy nhiên, phương án này tiềm ẩn rất nhiều rủi ro đối với người sử dụng lao động, cụ thể như sau:

• Theo điểm c khoản 1 Điều 36 Bộ luật lao động nêu trên, người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục hậu quả do dịch bệnh Covid-19 gây ra nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc thì mới có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động.

Hiện tại văn bản pháp luật cũng như thực tiễn xét xử chưa có bất kỳ hướng dẫn hay giải thích nào về khái niệm “đã tìm mọi biện pháp khắc phục hậu quả nhưng vẫn buộc phải giảm chỗ làm việc”. Trường hợp này rất dễ phát sinh tranh chấp từ phía người lao động vì quyền lợi của họ bị ảnh hưởng rất nhiều. Khi tranh chấp được giải quyết tại Tòa án, người lao động và Tòa án đều có thể đặt nghi vấn “người sử dụng lao động đã tìm mọi biện pháp khắc phục chưa”, “tại sao người sử dựng lao động không thực hiện biện pháp nào đó khác mà lại đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động” hoặc “biện pháp mà người sử dụng lao động đã thực hiện không phải là biện pháp khắc phục”… Việc trả lời thuyết phục các câu hỏi này không phải đơn giản, đòi hỏi người sử dụng lao động phải chuẩn bị chứng cứ vững chắc. Cũng nên lưu ý rằng, nghĩa vụ chứng minh trong vụ án lao động về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoàn toàn thuộc về phía người sử dụng lao động.

• Theo Công văn 1064/LĐTBXH-QHLĐTL ngày 25/3/2020 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, “trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn nguyên vật liệu, thị trường dẫn tới không bố trí đủ việc làm, người sử dụng lao động có thể tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 31 Bộ luật Lao động; nếu thời gian ngừng việc kéo dài ảnh hưởng đến khả năng chi trả của doanh nghiệp thì người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 32 Bộ luật Lao động; nếu doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, dẫn tới giảm chỗ làm việc thì thực hiện sắp xếp lao động theo Điều 38 hoặc Điều 44 Bộ luật Lao động”.

Với nguyên tắc bảo vệ người lao động và tâm lý cho rằng người lao động luôn là bên yếu thế trong quan hệ lao động, Công văn trên có thể được hiểu theo hướng: Do tác động của dịch bệnh Covid-19 mà người sử dụng lao động gặp khó khăn về nguồn nguyên vật liệu, thị trường dẫn tới không bố trí đủ việc làm, thì người sử dụng lao động phải thực hiện tuần tự các bước sau: (i) chuyển người lao động sang làm công việc khác, (ii) thỏa thuận với người lao động tạm hoãn thực hợp đồng lao động và (iii) sau cùng mới được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì lý do dịch bệnh nguy hiểm. Như vậy, nếu có tranh chấp, Tòa án hoàn toàn có thể cho rằng người sử dụng lao động cần phải thực hiện đủ các bước, việc bỏ qua một số bước bị xem là chưa tuân thủ trình tự, thủ tục và tuyên việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, đồng thời buộc người sử dụng lao động phải gánh chịu những hậu quả pháp lý rất nặng nề.

Với những rủi ro nêu trên, phương án đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động vì lý do dịch bệnh nguy hiểm không nên được ưu tiên áp dụng. Người sử dụng lao động không nên mạo hiểm thực hiện phương án này khi lợi ích  mà nó mang lại cũng không quá lớn so với các phương khác.

5. Chấm dứt hợp đồng lao động với lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động:

Khoản 1 Điều 42 Bộ luật lao động 2019 liệt kê những trường hợp được coi là thay đổi cơ cấu, công nghệ gồm: thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động; thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động; thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm. Việc thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất, kinh doanh gắn với ngành, nghề sản xuất, kinh doanh và thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm ít khi diễn ra trong tình hình dịch bệnh Covid-19. Do đó, người sử dụng lao động có thể lựa chọn phương án chấm dứt hợp đồng lao động với lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động.

Theo quy định tại Điều 42, 43, 44, 45, 47 Bộ luật lao động 2019, khi chấm dứt hợp động với người lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện các công việc sau đây:

• Xây dựng và thực hiện phương án sử dụng lao động: Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Phương án sử dụng lao động phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.
• Việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động chỉ được thực hiện sau khi đã trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên và thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cho người lao động.
• Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt.
• Trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động: Người sử dụng lao động trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động đã làm việc thường xuyên cho mình từ đủ 12 tháng trở lên, cứ mỗi năm làm việc trả 01 tháng tiền lương nhưng ít nhất bằng 02 tháng tiền lương.

Giống như phương án đơn phương chấm dứt hợp đồng vì lý do dịch bệnh nguyên hiểm, phương án chấm dứt hợp đồng do thay đổi cơ cấu, tổ chức lại lao động cũng chứa nhiều rủi ro đối với người sử dụng lao động, cụ thể như sau:

• Pháp luật hiện tại không có giải thích rõ ràng về trường hợp “thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động”. Do bị ảnh hưởng đến quyền lợi, nhiều khả năng người lao động sẽ khởi kiện ra Tòa án để giải quyết tranh chấp. Hiển nhiên, Tòa án có nhiều cách giải thích khác nhau về “thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động” và nếu không may, cách giải thích của người sử dụng lao động không trùng với quan điểm của Tòa án thì việc chấm dứt hợp động có thể bị xem là trái pháp luật.
• Pháp luật quy định người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và phải thông báo cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và người lao động trước 30 ngày. Rõ ràng, trong khi cả nước đang khi thực hiện các biện pháp giãn cách xã hội để chống dịch bệnh Covid-19, việc trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động, thông báo và chờ Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận không phải là việc có thể thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.

Hơn nữa, đối với một số doanh nghiệp chưa thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì việc trao đổi ý kiến càng khó khăn hơn. Bởi vì theo quan điểm của một số Sở Lao động – Thương binh và xã hội, như Sở Lao động – thương binh và xã hội Tp. Hồ Chí Minh thì trường hợp cần lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà chưa thành lập tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì phải lấy ý kiến của toàn bộ người lao động.

• Theo Công văn 1064/LĐTBXH-QHLĐTL ngày 25/3/2020 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, “trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn về nguồn nguyên vật liệu, thị trường dẫn tới không bố trí đủ việc làm, người sử dụng lao động có thể tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 31 Bộ luật Lao động; nếu thời gian ngừng việc kéo dài ảnh hưởng đến khả năng chi trả của doanh nghiệp thì người sử dụng lao động và người lao động có thể thỏa thuận tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động theo quy định tại Điều 32 Bộ luật Lao động; nếu doanh nghiệp phải thu hẹp sản xuất, dẫn tới giảm chỗ làm việc thì thực hiện sắp xếp lao động theo Điều 38 hoặc Điều 44 Bộ luật Lao động”.

Với nguyên tắc bảo vệ người lao động và tâm lý cho rằng người lao động luôn là bên yếu thế trong quan hệ lao động, Công văn trên có thể được hiểu theo hướng: Do tác động của dịch bệnh Covid-19 mà người sử dụng lao động gặp khó khăn về nguồn nguyên vật liệu, thị trường dẫn tới không bố trí đủ việc làm, thì người sử dụng lao động phải thực hiện tuần tự các bước sau: (i) chuyển người lao động sang làm công việc khác, (ii) thỏa thuận với người lao động tạm hoãn thực hợp đồng lao động và (iii) sau cùng mới được chấm dứt hợp đồng lao động do thay đổi cơ cấu, tổ chức lại lao động. Như vậy, nếu có tranh chấp, Tòa án hoàn toàn có thể cho rằng người sử dụng lao động cần phải thực hiện đủ các bước, việc bỏ qua một số bước bị xem là chưa tuân thủ trình tự, thủ tục và tuyên việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật, đồng thời buộc người sử dụng lao động phải gánh chịu những hậu quả pháp lý rất nặng nề.

Với những rủi ro nêu trên, phương án đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động vì lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động không nên được ưu tiên áp dụng. Người sử dụng lao động không nên mạo hiểm thực hiện phương án này khi lợi ích mà nó mang lại cũng không quá lớn so với các phương khác.

6. Kết hợp các phương án nêu trên:

Như đã đề cập, mỗi phương án đều có những lợi ích và rủi ro khác nhau. Vì vậy, người sử dụng lao động có thể áp dụng kết hợp các phương án nêu trên. Theo đó, người sử dụng lao động lao động nên thương lượng và ký thỏa thuận chấm dứt hợp động lao động với một bộ phần người lao động có nhu cầu. Đối với những người lao động còn lại, người sử dụng lao động nên ưu tiên thực hiện phương án (i) thỏa thuận giảm số giờ làm việc và giảm lương trong một thời gian nhất định hoặc (ii) cho người lao động ngừng việc và trả lương ngừng việc, đây là 02 phương án rất ít rủi ro.

02 phương án (i) đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với lý do dịch bệnh nguy hiểm và (ii) chấm dứt hợp đồng lao động với lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động không nên được ưu tiên áp dụng vì chưa rất nhiều rủi ro cho người sử dụng lao động.

Lời kết

Trên đây là các phương án xử lý liên quan đến lao động được tư vấn bởi nhóm Luật sư của Công ty TNHH Luật ALB Partner phối hợp cùng Công ty TNHH Kiểm toán Win Win, chúng tôi đưa ra khuyến nghị, không phải là hướng dẫn áp dụng cho bất kỳ công ty nào, việc áp dụng tuỳ thuộc vào tình hình, đặc thù của từng doanh nghiệp và cần có ý kiến tư vấn chuyên gia trước khi áp dụng để đảm bảo tuân thủ quy định Pháp luật.